Jak mít minimum peněz utopených v zásobách?
Jedno z míst, kde může mít firma snadno dostupné finanční zdroje, jsou zásoby. Jak se k nim dostat?
Zjistěte, které zboží je to důležité a přizpůsobte tomu objednávání.
Předpovídejte přesněji prodeje.
Sledujte výpadky a předcházejte jim.
Firmy mají často na skladě příliš mnoho zboží, které se moc neprodává a zároveň nedostatek toho, které se prodává.
Velké zásoby na nedůležitých položkách znamenají příliš mnoho blokovaných peněz, které jde využít jinak. Kromě toho zboží zabírá prostor, který také jde využít jinak, pro rozšíření sortimentu, jako předváděcí prostor pro zákazníky, či se ho můžeme zbavit.
Malé zásoby na důležitých položkách znamenají, že zboží někdy na skladě chybí. Zákazníci ho tedy nekoupí. A navíc pro něj půjdou jinam a příště se třeba nevrátí.
Pokud chcete mít zásoby na správné úrovni, musíte je průběžně řídit. Nestačí zboží jednoduše objednávat, když na skladě dochází. Znamená to:
vědět, které zboží je důležité a tomu přizpůsobit jeho aktuální výši zásob i objednávání do budoucna,
předpovídat přesněji prodeje,
sledovat výpadky a předcházet jim.
Poznejte, které zboží je důležité
Prvním krokem je získat přehled o důležitosti jednotlivých produktů. Jedině tak zjistíte, zda máte zásoby na těch správných produktech. Nástrojem pro to je ABC analýza - roztřídění položek podle důležitosti - inspirovaná pravidlem 80/20.
Zboží si seřadíte podle “důležitosti”, typicky podle tržeb, zisku, četnosti prodeje, případně jejich kombinací. Seřazené zboží pak zařadíte do skupin A, B, C následovně:
A - důležité položky, např. prvních 10 % výrobků tvoří 75 % obratu,
B - méně důležité položky, např. dalších 20 % výrobků tvoří 15 % obratu,
C - nejméně důležité položky, např. zbývajících 70% výrobků tvoří 10 % obratu.
Jednotlivým skupinám pak dlouhodobě věnujeme odpovídající pozornost, tj. pro zboží ze skupiny A vyjednáváme lepší dodací podmínky u dodavatelů, analyzujeme je podrobněji, udržujeme vyšší zásobu, abychom bránili výpadkům apod.
Položky seřazené podle důležitosti rozdělené do skupin A,B,C (D jsou položky bez prodejů) a jejich příspěvek k celkovému výkonu
Tip
Jako u všech pravidel i zde jsou výjimky. Jsou například položky, které sami o sobě k tržbám či zisku přispívají mizivě, ale jsou důvodem, proč k nám zákazníci vůbec chodí. Toaletní papír najdete ve všech drogeriích, ale bio čaje jen v jedné a jed na krysy v druhé. A nic z obého v supermarketu. Ani v jednom případě nebude zisk z těchto “strategických” položek závratný. Přesto je klíčové je mít, aby zákazníci přišli právě do daného obchodu a koupili i zboží, na kterém už zajímavá marže je.
Pro jednotlivé skupiny A,B,C je pak třeba nastavit odpovídající úroveň zásob i další parametry - výši minimální zásoby, pojistné zásoby, interval objednávání apod.
Příklad odlišných pravidel pro různé skupiny zboží. Pro skupinu A máme stanoveny vyšší běžné i minimální zásoby
Předpovídejte prodeje přesněji
Druhým krokem ke správným zásobám je dobrá předpověď prodejů. V dobré předpovědi jsou zohledněny:
různé charaktery položek - liší se chování zboží nového, zaběhlého, výprodejového, sezónního, aktivně promovaného apod.,
výpadky z předchozích období - údaje o prodejích z předchozích období v sobě zahrnují i situace, kdy zboží nebylo dostupné,
různé vlivy na prodej - od počasí, přes dny v týdnu, významné události v oboru - promo akce naše a konkurence a podobně.
Tip - Výpadky si naplánujte
Stává se vám, že se vám opakují výpadky v prodejích kvůli nedostatku zboží každý rok? Často je to tím, že plán na další rok vychází z prodejů tohoto roku. Ale v současných prodejích jsou zahrnuty i výpadky zboží. Takže si vlastně naplánujete výpadky i na příští rok. Pro odstranění tohoto problému je třeba zohledňovat při plánu výpadky a tedy neuskutečněné prodeje.
Sledujte výpadky a předcházejte jim
Pokud zákazníkovi musíte říci, že produkt, který chce, zrovna nemáme skladem, končí to dvěma způsoby - zákazník si buď produkt objedná a rozmrzele na něj počká, nebo jde rovnou jinam. V obou případech přicházíte o tržby.
Nejlepší cestou je neuspokojenou poptávku monitorovat. To je ale většinou organizačně náročné. Dobrým pomocníkem jsou zákaznické objednávky na zboží, pokud je máte k dispozici. Jde hledat ty položky, které vždy zmizí krátce po naskladnění.
Kromě dobrého plánování prodejů je obranou držení pojistných zásob. Zejména u A položek je dobré jim věnovat dostatečnou pozornost. Pojistná zásoba vám ochrání tržby, když cokoliv nejde podle plánu. Při určení výše pojistné zásoby zvažujete různé údaje:
chyba předpovědi prodejů - o kolik až mohou být prodeje větší, než očekáváte
zpoždění dodavatele - o kolik až se může dodavatel zpozdit s dodávkou vaší objednávky
ochrana proti extrémním prodejů - jak moc velké prodeje nad předpověď ještě chcete uspokojovat přímo ze zásoby u dané položky. Typicky u A položek budete mít tuto ochranu větší.
Zejména u A položek si hlídejte, že objednáváte zboží včas, že dodací lhůty ve smlouvách jsou krátké a pokud je dodavatel opakovaně ve zpoždění, hledejte náhradu.
Kdy tedy řídíte zásoby ideálně?
Pro vydolování “pokladu” v zásobách a získání volných peněz je tedy třeba upravit hladinu zásob na všech položkách. Nejdříve položky analyzujeme a roztřídíme podle důležitosti (obrátkovosti), následně zjistíme kolik jich vlastně potřebujeme (vhodný prodejní plán) a nakonec tomu přizpůsobíme objednávání (objednáváme pouze to co prodáme s vhodnou rezervou).
Zásoby řídíte ideálně, když víte, které položky generují kolik obratu a zisku, které jsou nejprodávanější a které vychází nejlépe podle všech tří kritérií. Víte také, kdy jste měli jaké výpadky na skladě a čím byly způsobeny. Víte, jak přesná je vaše prodejní předpověď a jakou držíte pojistnou zásobu pro případ její chyby, selhání dodavatele nebo vykrývání extrémních prodejů na důležitých položkách.
Tip - Hlídejte zásoby, i když firma “jede”
Vaše firma má peněz dost a skladové hospodářství vypadá v pořádku? I tak možná v zásobách číhá poklad v podobě zbytečně alokovaného kapitálu. Jde o peníze, které mohou být uvolněny ze zásob a použity na rozvoj firmy, investice, rozšíření sortimentu apod.
Dopady správného řízení zásob
Dodáváte včas.
Zákazníci chodí k vám, protože zboží máte skladem.
Víte kolik a proč máte v zásobách a na kterých položkách.
Máte na položkách minimální výpadkovost i přezásobenost.
Nemáte na skladě spoustu těžko prodejných ležáků.
Máte optimální náklady na dopravu i skladování.
Poznáváte svoji firmu? Pokud ano, gratulujeme :)