Jak vědět, co firmě opravdu vydělává?

Firmy mají často problém s přiřazováním nákladů k jednotlivým střediskům, produktům, zakázkám apod. Lze tak velmi obtížně zjistit, co či kdo vlastně vydělává peníze. Z toho pak plynou chybná rozhodnutí.

  1. Náklady režijních středisek rozpočítejte na výnosová způsobem nejbližším realitě

  2. Kalkulujte nákladové ceny tak, aby pokryly náklady daného střediska a pak celé firmy

  3. Dávejte pozor na časové rozlišení nákladů a výnosů, mohou zahýbat výrazně ziskem a daněmi

Pokud firma dosáhne určité velikosti, dospěje do fáze, že se rozdělí na několik částí, které zajišťují či zastřešují různé činnosti výroby, obchodu, nákupu, administrativy apod. Každá tato část může být pojmenována různě - středisko, útvar, divize, oddělení apod.

Tyto střediska mívají i vlastní rozpočet, své náklady a výnosy. Pokud máme dobrý účetní systém a nastaveny procesy tak, že jsem schopni oddělit náklad střediska A od střediska B, a obdobně výnosy, půl práce je hotovo.

Tip - Když ještě reálná střediska nemáte

Vůbec nevadí, pokud ještě reálné střediska ve firmě nemáte. V následující logice můžete rozúčtovávat společné/režijní náklady typu náklady na energie, pronájem, internet apod. mezi vaše jednotlivé produktové řady či různé činnosti firmy. Střediska mohou, zatím, existovat jen v účetnictví.

Střediska s výnosy i bez nich

Potíž je se středisky, které negenerují výnosy. Například středisko účtárna typicky pracuje i pro ostatní střediska. Ta by se tedy měla na pokrytí nákladů účtárny podílet.

Náklady, které přímo nesouvisí se středisky, které generují výnosy, peníze, se musí více či méně spravedlivě rozdělit, přiřadit, alokovat na střediska, které výnosy, peníze generují. Zde nastávají v praxi 2 hlavní problémy:

  • podle jakého klíče tyto náklady na jednotlivá „výnosová“ střediska rozpočítat, aby to bylo “spravedlivé”,

  • jak to udělat, když někdy ani příslušnou výši nákladů nevím, a přitom v plánování musím dát „výnosovým“ střediskům takový rozpočet, který mi pokryje i část společných nákladů.

Ve firmách v praxi občas vznikají různé politické třenice a zakrývání reality tím, že na ty „ziskovější“ střediska se alokuje více režijních nákladů než na ty méně zisková, a tak se vědomě či podvědomě „ospravedlňují“ existenci některých jiných střediska, která by při jiném, spravedlivějším alokačním klíči byla v interně v minusu.

Jak rozpočítat společné, režijní náklady firmy?

Způsobů rozpočítání a tedy nastavení alokačních klíčů může být celá řada a odvíjí se jak od druhu nákladů, tak charakteru a činností uvnitř firmy. Níže je pár příkladů.

  • Nájemné a služby spojené s provozem budov (energie, úklid apod) se většinou typicky rozděluje podle m2, které dané střediska využívají.

  • Náklady na provoz účetního oddělení (náklady související s tímto oddělením jsou zpravidla mzdy účetních, odpisy účetního software, poměrná část nájemného na účetní oddělení a provozní náklady přímo související s tímto oddělením (energie, kancelářské potřeby, provoz tiskáren apod.) se rozdělují např. podle počtu zaměstnanců anebo i např. počtu zpracovaných dokladů toho kterého oddělení.

  • Náklady na vedení firmy (např. generální ředitel) může být např. odvozeno od počtu zaměstnanců těch kterých středisek, ale třeba i na jednotkách produkce, výše výnosů (obratu) apod.

  • Někdy se rozdělují náklady i subjektivně, např. se určí, že 80% kapacity administrativy spotřebuje výrobní oddělení A a tak náklady administrativy jdou z větší části za tímto výrobním oddělením.

Neexistuje jednotný návod, vždy je ale dobré mít pevná kritéria, která se časem moc nemění, jinak dochází k chybným vyhodnocování efektivity jednotlivých středisek.



Příklad 1. - Rozpočítání režijních nákladů u středně velké firmy

Firma je interně rozdělena do následujících interních středisek:

  • Administrativa - sekretářka, generální ředitel – náklady na provoz oddělení včetně mezd, nájmů kanceláří a služebního auta, telefony, spotřební materiál, reprezentativní náklady – 250 tis. Kč měsíčně,

  • Účtárna - 3 účetní, odpisy účetního software, nájmy, spotřební materiál kopírka s tiskárnou sdílená s administrativou – 200 tis. Kč měsíčně,

  • Obchodní oddělení - obchodníci, marketing, asistentka – náklady na mzdy obchodníků a marketingu včetně jejich asistentky, nájmy jejich kanceláří, kopírka, pronájem CRM software, leasingy vozidel, PHM, telefony , reprezentativní náklady – 300 tis. Kč měsíčně,

  • Výrobní oddělení A - konzultanti, projektanti zaměřené na služby orientované na segment A – mzdy konzultantů včetně jejich asistentky, nájmy, provoz vozidel, kancelářské vybavení, telefony atd. 500 tis. Kč měsíčně. Další náklady tvoří odměny externích konzultantů, kteří se najímají a pracují přímo na konkrétních projektech výrobního oddělení A ve výši 200 tis. Kč měsíčně. Výnosy tohoto oddělení spojené s prodejem služeb činí v průměru 1 mil. Kč měsíčně,

  • Výrobní oddělení B - výroba výrobků, které z části jsou pro segment A, zčásti se prodávají samostatně jako segment B – náklady zde tvoří mzdy, pronájem výrobní haly, odpis software pro řízení výroby, materiál vstupující do výroby, energie, služby apod. – celkem 500 tis. služby a mzdy, dále 300 tis. Kč tvoří přímý materiál vstupující do výroby. Další náklad tvoří náklady na montéry, které si firma příležitostně najímá na realizaci/montáž konkrétních zakázek u zákazníků, ve výši 100 tis. kč. Výnosy tohoto oddělení spojené s prodejem výrobků činí v průměru 2 mil. Kč měsíčně.

Celkové náklady firmy tedy činí 2350 tis. Kč a výnosy 3000 tis. Kč, zisk je 650 tis. Kč.

Podklady pro alokaci nákladů jsou následující:

Podklady pro alokaci nákladů

U středisek, které přímo generují výnosy je situace následující:

  • Náklady na výrobní oddělení A činí celkem 700 tis Kč, výnosy spojené s prodejem jejich služeb 1 mil. Kč, interní zisk oddělení bez alokace režijních nákladů tedy je 300 tis. Kč.

  • Náklady na výrobní oddělení 4 činí celkem 900 tis. Kč, výnosy spojené s prodejem jejich výrobků 2 mil. Kč měsíčně, interní zisk bez alokace režijních nákladů je 1100 tis. Kč.

Nyní začnu k těmto nákladům výrobního oddělení A a B připočítávat (alokovat) režijní náklady dalších oddělení.

Administrativa, účtárna

Obě tyto střediska pracují pro všechny ostatní oddělení, tedy pro obchod a obě výrobní oddělení. Režijní střediska (nevýkonné oddělení, tedy režijní oddělení, které negenerují žádný přímo přiřaditelný výnos od zákazníků) - jejich náklady tedy rozpočítáme na ostatní (výkonné oddělení, tedy oddělení, které generují výnosy anebo se na nich přímo podílí – obchod a obě výrobní oddělení).

Jako klíč lze použít např. počet zaměstnanců ve výkonných odděleních - obchod, výrobní oddělení A a B. Celkové náklady administrativy a účtárny činí 450 tis. Kč.

Rozdělení nákladů účtárny a administrativy

Obchod

Obchod pracuje pro obě výrobní oddělení a generuje nám výkon tj. peníze. K obchodu tedy nejprve přiřadím část režijních nákladů. Zde opět může být klíčů několik.

Předpokládejme, že zabere mnohem více času obchodu prodat služby a výrobky oddělení A než oddělení B. Naopak výrobní oddělení B chrlí produkci, která je obratově mnohem vyšší než výrobní oddělení A.

Alokace dle obratu by tedy neodpovídala realitě spotřebované práce obchodního oddělení. Klíč tedy může být počet zaměstnanců obchodu a jejich čas, kolik věnují tomu kterému výrobnímu oddělení (lze sledovat např. v CRM aktivitách či jiné evidenci). Pokud se ukáže, že obchodní oddělení stráví v průměru 70% času získáváním obchodních příležitostí a sjednáváním zakázek výrobnímu oddělení A a 30% výrobnímu oddělení B, rozdělíme náklady na tyto výrobní oddělení podle tohoto klíče.

K výrobnímu oddělení A tedy přiřadím měsíčně 70% a k výrobnímu oddělení 30% nákladů obchodního oddělení, které činí 300 tis. Kč.

Rozdělení nákladů obchodu

Výrobní oddělení

A nyní rozpočítám jednotlivé režijní náklady na výrobní oddělení A a výrobní oddělení B.

Celkové náklady výrobních oddělení po alokaci

Po alokaci režijních nákladů a nákladů na obchodní oddělení je vidět, že ve skutečnosti výrobní oddělení A je ztrátové, jejich ztráta interně dosahuje 135 tis. Kč měsíčně a vydělává jen výrobní oddělení B.

Závěrem

Jak je vidět z příkladu výše, rozdíl v ziskovosti jednotlivých středisek resp. činností firmy může být poměrně značný. To co se zdálo na první pohled jako ucházející výsledek se po započítání režijních nákladů ukázalo jako významná ztráta.

V tomto článku jsme se věnovali rozpočítávání nákladů jednotlivých středisek. V dalším článku se věnujeme nákladům jednotlivých zakázek, projektů. Nákladům v dalších oborech obchodě, výrobě atd. se budeme věnovat později.