Jak mít přehled, co se s firmou děje?

Účetnictví není jen kvůli finančáku

Spousta z nás bere účetnictví pouze jako nutné zlo pro účely stanovení daní pro stát. Což je do velké míry pravda, platná legislativa a přístup mnoha účetních tomu napomáhá.

Kvalitně a průběžně vedené účetnictví s rychlým a kvalitními výstupy, dobře podané a interpretovatelné může přitom velmi pomoci při řízení firmy. Co takové vedení účetnictví znamená? Zejména:

• správné vykazování výnosů a nákladů v daném období - časové rozlišení náklad a výnosů, tvorba rezerv,

• vykazování všech potencionálních závazků - leasingy, záruky,

• snížení či zvýšení hodnoty aktiv typu majetek, pohledávek a závazků - jednotné směrnice pro tvorbu opravných položek k pohledávkám, závazků, popř. i jiného majetku, nebo naopak přecenění majetku směrem nahoru pokud účetní hodnota je významně nižší než tržní hodnota majetku,

• údaje o obrátkovosti pohledávek, závazků, údaje o splatnosti pohledávek a závazků, jejich struktura dle měň užitečné např. pro řízení kursových rizik,

• kvalitně vedené skladové hospodářství - expirace zboží, obrátkovost zásob, marže zboží, stavy skladů a jejich skutečná tržní hodnota,

• u větších firem rozdělení firmy na střediska a správné interní přerozdělování nákladů.

Co také dostanu z kvalitně vedeného účetnictví, či vedené pomocné evidence a co je důležité?

• Např. jaké položky zboží či výrobků mi přinášejí největší zisk, jaké nejmenší či jsou dokonce ztrátové, jaká je jejich hodnota. Jaké náklady na tyto položky vlastně alokuju/přiřazuji a jsou tedy opravdu tak ziskové?

• Jaká je struktura zásob, ležáků, obrátkovost jednotlivých položek či sortimentních anebo materiálových skupin? Proč tam jsou, co s nimi můžu dělat a je jejich hodnota opravdu taková, jaká je ve skladové evidenci vedena? Prodám je tuto hodnotu, anebo vyšší (mám tichá aktiva), či nižší se ztrátou (a mám skrytý závazek/problém)?

• Jaká je struktura pohledávek, závazků apod z pohledu měn? Pokud se mi změní kurs o 2%, utrpím ztráty? Jsem dostatečně zajištěn? Jaká je struktura ohledně věkové struktury, mám indikace problémových zákazníků a umím jim stopnout včas dodávky?

Kam koukat dále

Účetnictví jako takové nám bohužel nedodá všechny informace, má své limity. Je velmi důležité informace z účetnictví kombinovat s dalšími informacemi.

Přehled o zboží

U zboží zde je dobré sledovat nejen hodnotu tržeb. Ale i jejich strukturu, sezónnost, reakce zákazníků na různé slevy, akce či jiné marketingové nástroje podpory obchodu. Další užitečné údaje, které potřebujeme vědět, jsou informace např. o výši a struktuře vratek, reklamací, poškozeného či ukradeného zboží, datu maximální spotřeby atd..

Velmi důležité informace kromě prodeje jsou i údaje o stavu skladových zásob, nejen jejich výše, ale hodnoty zásob ve vztahu k jejich prodeji (pokud jsme schopen prodat zboží minimálně za cenu skladových zásob, měl bych účetně tvořit opravnou položku k zásobám, která reálně vyjadřuje hodnoty budoucí ztráty z prodeje zboží pod cenu anebo jeho likvidaci).

Zde jako zdroj informací slouží zejména data o prodejích z účetních systémů, data o pohybech a to i v čase, údaje o maržích. Pokud nedostáváme peníz hned na ruku, je velmi přínosné kromě výnosů sledovat tok peněz tzn kdy reálně dostanu za zboží zaplaceno – to porovnávat s údaji, kdy reálně za zboží platíme dodavatelům.

Přehled o budoucích výnosech

V oblasti služeb či zakázkové výroby je důležitým zdrojem informací tzv. “pipeline”, česky doslova trubky – tedy to, co zakázkově napájí firmu – obsahuje hodnotu a pravděpodobnost úspěchu toho kterého obchodního případu, ze kterého se predikuje potencionální budoucí výnos a následně tok peněz/CF. Pokud si jej navážu na tzv. fakturační kalendář, tzn. období, kdy v tom které projektu budu fakturovat, ať už dílčí fakturu anebo fakturu po dokončení projektu.

Příklad

Obchodně máme rozpracované 3 projekty, všechny v předpokládané hodnotě 1 mil. Kč, jeden je ve fázi oslovení zákazníka (pravděpodobnost úspěchu 5%, druhý je již ve fázi podání nabídky (pravděpodobnost 50%, že uspěji), 3. je ve fázi těsně před podepsáním smlouvy (pravděpodobnost úspěchu 90%). Když je sečtu, tak 0,05x1 mil. Kč + 0,5x1mil. Kč + 0,9x1 mil. Kč, je pipelina 1 450 tis. Kč – potencionální výnos v čase.)

Pokud už máme podepsané smlouvy, dle charakteru a rozpracovanosti práce na projektech, termínech dokončení, vystavení faktur a jejich splatností dostanu fakturační kalendář, tzn. kdy fakturuji a kdy dostanu reálně peníze. To je predikce CF na straně příjmu.

Pro zjednodušení předpokládejme u každé zakázky dobu splatnosti faktur 14 dní. Pro zahájené prací na zakázce předpokládejme zálohu, která je splatná ihned, jinak nezačneme pracovat.

Fakturační kalendář a tok peněz

V případě různých splatností faktur, zádržného, apod je nutné splatnosti faktur samozřejmě upravovat dle smluvních podmínek. A současně plánovat i cash flow na straně výdajů zakázek, tzn. platby subdodavatelům mzdy, materiál apod.

Dobrý reportingový nástroj

Sebelepší informace nám nepomohou, pokud je nebudeme číst. Největší bariérou je přitom nedostatek času a naše lenost. Abychom bariéry snadněji překonali, potřebujeme informace v co nejsrozumitelnější podobě a dostupné kdykoliv. Tohle je jeden ze základních požadavků na reportingový nástroj.

Pokud vám stačí Excel, skvělé. Pokud ne, máte dnes opravdu široký výběr. Téměř všechny účetní systémy umí nějaké reporty generovat, anebo si je lze i nadefinovat, pokročilejší systémy obsahují i moduly tzv. Business Inteligence, neboli pokročilejší reportovací systémy, které umí kombinovat data z různých zdrojů a různých pohledů a to jak finanční, tak nefinanční data, které se „řežou“ v různých pohledech tak, abych dostal výstupy, jaké potřebuji.

Co tedy chtít od reportingového nástroje:

• Co nejmenší bariéra použití - Sebelepší data jsou k ničemu, když se člověk nedokope k jejich přečtení. Informace tedy musí být lehce srozumitelná, přehledná a pokud možno na první klik. Velmi dobrou formou zobrazování informací jsou v podobě grafiky - různé grafy, barevně odlišení odchylky, grafické směry vývoje, popř. ukazatele v symbolech, spíše relativní než absolutní ukazatele např procenta či poměry, lepší pár důležitých čísel než nekonečné tabulky.

• Jít jednoduše po souvislostech - První pohled na data mi řekne, CO je špatně, musím mít ale šanci rychle zjistit PROČ je to špatně, ne čekat měsíc na účetního či IT specialisty, až mi něco vykope. Ideální v tomto směru jsou tzv. rozklikávací reporty. Funguje to tak, že vidím číslo, když si na něj kliknu, dané číslo se mi rozpadne na několik jiných zdrojových hodnot, ze kterých se mi dané číslo skládá. Příslušné hodnoty si můžu dále rozklikávat na další zdrojové hodnoty až třeba na prvotní doklad. Tak se dá rychle zjistit, co z čeho se dané číslo skládá a také proč je např. hodnota jiná, než by měla být.

• Kombinování dat z různých zdrojů - Není nic horšího, když sice vidím tabulky všech možných prodejů v penězích, ale nevidím v detailu kolik kusů či množství měnách, struktuře zákazníků, doby realizace zakázek, k nim přiřazené náklady, stráveného času na zakázce, reklamací apod.

• Dopočítávání údajů - Velmi často reportovací nástroje, zejména účetních programů, mají jen omezené možnosti výpočtu či dalšího zpracování a analýzy dat.

• Definice významných událostí a upozorňování na ně - Abych nemusel listovat desítkami reportů a vyčítat z nich podstatné změny typu “stoupla 2x zadluženost”. Ideálně musí nástroj umět sestavovat takové reporty, které mě samy upozorní na odchylky oproti plánovaným či očekávaným hodnotám.

• Možnost stavět reporty nad výsledky jiných reportů - Uděláte si report, kde rozdělíte zákazníky podle data první a poslední fakturace na nové, stávající a bývalé. Pak chcete viděl, kolik vám přinesly tyhle tři skupiny zákazníků peněz po produktových skupinách. Z pohledu normálního člověka naprosto jednoduchá věc, u mnoha reportovacích systémů složitě řešitelný problém s nutnou prací IT specialisty.

• Poslední, ale ne nedůležité, exporty - Je mnoho věcí, které reportovací nástroje neumí nebo je to v nich složité, a přitom v Excelu jdou udělat docela jednoduše. Takže jednoduchý export výstupů reportů či zdrojových dat do Excelu či jiného dokumentu k dalšímu zpracování je základ. Ideálně včetně nastavitelné automatické aktualizace.

Je také dobré si uvědomit, že reporty jsou dvojího druhu - ty, co potřebují všichni a slouží k základnímu řízení firem a umí je více méně všechny účetní nástroje a systémy a ty, které jsou specifické pro danou oblast podnikání, standardně je neumí žádný systém anebo jen omezeně a mohou být naší konkurenční výhodou. Pak nastupuje důležitost průžné tvorby reportů buď v účetním systému, anebo jiných reportovacích nástrojích, a možností získávání a práce se zdrojovými daty. A stále platí, že ani velké firmy se bez Excelu neobejdou☺.