Jak udržet náklady na uzdě?

Vždy je dobré mít ve firmě někoho, kdo má pravomoci a odpovědnost být „žábou na prameni“. Který se vždycky bude ptát stylem „kdy se mi utracená koruna vrátí zpět a vrátí se vůbec?“ než jen být příslovečným oslíčkem otřes se.

Co si uvědomit nejdříve

První, na co je dobré si uvědomit je, jestli je daný náklad stoupná s výnosem, či nikoliv. Podle toho náklady i členíme.

Variabilní

Pokud náklady rostou s výnosy, říkáme jim variabilní náklady. To je typické např. u materiálu, zboží apod. Když vyrobím o kus více, pravděpodobně spotřebuji více i odpovídající materiál. Obdobně spotřebuji více lidské práce, energie apod. U lidské práce to však tak již být nemusí, můžu vyrobit více, aniž bych musel najmout další lidi či jim platit přesčasy. Lepší efektivitou využití zdrojů, zde např. práce, můžu vyrobit či prodat více, aniž by se zvedaly náklady. Platí to i opačně, s klesajícími výnosy by mi měli klesat i náklady. Zejména u mezd to opět zas tak být nemusí, alespoň ne hned. Proto je také dobré mít vždy sjednanou část mzdy jako variabilní, závislou na výkonu, výnosu, zisku….

Fixní

Pokud se náklady při vzrůstu či poklesu výnosů/prodejů nemění, nazýváme je fixní náklady. Nájem musím platit, i když prodávám či ne. Leasing pronajatých strojů také, i když na něm vyrábím či ne. Režie také musím většinou platit. Tyto náklady většinou neovlivníme rychle, ale až s určitým odstupem (většinou nejsme schopni ukončit nájem a přestěhovat se během několika dní, stroj také leasingovce nevrátíme během týdne bez výrazných ztrát). A režijní náklady včetně režijních zaměstnanců (administrativa, marketing….) obecně také neomezím ze dne na den.

Pozor

Nejvíce nebezpečné jsou fixní náklady, protože v době hojnosti mají tendenci bobtnat a při náhlém propadu prodejů či produkce jsou oni často příčinou zkázy. Je proto dobré zdroje těchto nákladů využívat co nejefektivněji a nastavit si parametry utrácení tak, aby velikost fixních nákladů byla co nejnižší.

Bod zlomu aneb kdy začínáme mít problém

Pokud sečtu variabilní a fixní náklady, dostanu náklady celkové. Když je přepočítám na jednotku produkce či prodeje, dostanu náklady na jednu prodanou/vyrobenou jednotku. Ty by s každou další prodanou jednotku měli teoreticky klesat, protože dosahuji tzv. úspor z rozsahu, tzn. dosahuji lepší efektivity využití zdrojů např. zaměstnanců – nekoukají z okna, že pro ně nemám práci, ale dělají celých 8 hodin a pokrytí fixních nákladů prodanou produkcí tj. výnosy.

Okamžik, kde se mi jednotkové výnosy potkají s jednotkovými náklady, se jmenuje bod zlomu. Pod tímto bodem mi výnosy nepokrývají náklady a jsem ve ztrátě, nad tímto bodem výnosy jsou vyšší než náklady při daném objemu produkce či prodejů a jsem v zisku. Je proto dobré si spočítat, při jakém objemu produkce či hodnotě výnosů při daných maržích pokryji všechny své náklady. Budu vědět, kam až si můžu dovolit s produkcí či výnosy klesnout. A také budu vědět, kolik mi každý typ nákladu přispívá k výnosu na jednotku produkce. A když jej snížím či zvýším o %, o kolik se změní bod zlomu, kdy jsme ještě v zisku.

Kam koukat, když chci snížit náklady

Abych měl pod kontrolou náklady, potřebuji mít hlavně informace o tom, jakou mám přesnou strukturu nákladů, CO mi který náklad přináší a v jaké výši. Je proto dobré mít vše podchyceno v nějakém systému, třeba i v Excelu. Účetní program často tuto funkci neumějí adekvátně pokrýt.

Na základě analýzy dat se pak ale nestačí zaměřit se pouze na hlavní položky. Velmi často se ve firmě děje fakt, že největší pozornost se věnuje těm hlavním položkám, které přímo vstupují do prodejů anebo výroby tj. na variabilní náklady, ale už se zapomíná na drobné věci a na fixní náklady, zejména na režii. Jsou však firmy, kde se nevěnuje pozornost ničemu v domnění, že je vše v pořádku. Změny podmínek na trhu pak přinesou kruté vystřízlivnění. Pojďme se tedy zaměřit na některé detaily.

Administrativa a režie

Fixní náklady – nemalou část těchto nákladů tvoří administrativa. Sekretářku si platím ať se vyrábí či ne, kopírku také. Administrativní náklady je dobré si rozkouskovat na co nejmenší detaily a začít se ptát, zda-li je opravdu potřebuji.

• Potřebuji opravdu dvě pronajaté kopírky jen proto, aby zaměstnanci nechodili 20 m chodbou, anebo se mi vyplatí jeden pořádný stroj, kde díky koncentraci tisku na jednom stroji dosáhnu větší počet tisků na stránku a tím menší náklady na jednu vytištěnou stránku? A zaměstnanci se budou trochu hýbat. A začít sledovat a hlavně vyhodnocovat, kolik a kdo tiskne barevně, černobíle…A ptát se proč barevně, k čemu.

• A co sekretářku – zvládne jen kopírovat, zvedat telefony a vařit kafe, anebo ji vyměnit a zvládne ještě k tomu vyřizovat poštu, zakládat a archivovat smlouvy, vyřizovat personální záležitosti a připravovat podklady pro účetní? A kafe si vařit sám? Že tyto práce dělá ještě další asistentka? Zkusme si udělat jejich týdenní časový profil jejich pracovních činností a třeba zjistíte, že první čtvrt pracovní doby klábosí s kamarádkou a druhá dělá ty samé činnosti, co dělá ta první, akorát se ten papír jmenuje jinak. A třeba také zjistíte, že přepisuje data z jednoho systému do druhého - proč tedy nejsou propojené? anebo že dělají činnosti, které vlastně vůbec nikdo nepotřebuje - proč je tedy vlastně dělají?

A třeba zjistíte, že tak je tomu obdobně i na jiných režijních a administrativních zákoutí firem. Všechno to má jedno společné – činnosti, které opravdu nepřispívají k tvorbě hodnot, k růstu výnosů anebo k větší efektivitě, ve firmě nepotřebuji.

Tyto činnosti, a s nimi spojené náklady, je třeba ořezat. Třeba i tím, že změním interní procesy ve firmě a začnu se ptát proč. A následně nemít odpověď to nejde, ale pojďme se zamyslet jak to udělat jinak, lépe, efektivněji. Firmy, které neustále inovují, přemýšlejí a nevyhazují peníze z okna, vyhrávají.

Drobné položky

Další problém, který často ve firmách je, že drobné položky se prostě neřeší. Vždyť to stojí jen 100 Kč měsíčně. Jenže ročně je to 1200 Kč. Kolik takových stovkových položek ve firmě máte? A kolik v součtu dělají? A na co je vynakládáte? A proč?

Variabilní náklady

Variabilní náklady často tvoří většinu nákladů. Zde je opět dobré rozdělit si náklady na skupiny a těm se detailně věnovat.

Podívejme se na příklad z praxe ohledně materiálu či zboží. Před třemi roky jste se dohodli s dodavatelem na objemu dodávek a cenu za jednotku. Nyní po třech letech od něj odebíráte 3x tolik více, nikoho ve firmě však nenapadlo se na smlouvy podívat, přijít za ním a říci: “Hele, teď od Tebe beru 3x více, tak mi dej 20% slevu, protože tvá výroba díky vyšší produkci má díky úsporám z rozsahu o 20% vyšší ziskovost.”

A většinou už vůbec nikoho nenapadne udělat si každá rok, dva výběrové řízení, obvolat potencionální dodavatele a nechat si předložit nabídky. A z nich si vybrat a přijít za současným dodavatelem a říci mu, podívej, co mi konkurence nabízí, když k nim přijdu, co ty na to? A to u všech položek sortimentu či produkce. Řízení nákupu a dodavatelů je na samostatné povídání, zde jen nastiňujeme způsob, jak omezit náklady.

V zásobách můžeme mít blokováno hodně prostředků. Proto jim věnujeme samostatný článek Jak mít minimum peněz utopených v zásobách?

Efektivita

Efektivita je alfa a omega. Pokud jedna firma dokáže vyrobit či prodat levněji, má vždy výhodu.

• Když stroj pojede na 3 směny a ne na jednu, jednotka nákladů spočívající v nákladu na stroj bude menší a tím výrobek levnější.

• A co prostoje zaměstnanců?

• Opravy a reklamace - kvalita výroby?

• Tok a rychlost informací ve firmě, ovlivňující rozhodování?

• Kvalitní zaměstnanci, schopní se učit, přejímat odpovědnost a dobře se rozhodovat. Je např. dokázáno, že jeden špatný, nekvalitní zaměstnanec, kterému se musím neustále věnovat a kontrolovat, nás stojí 2-3x více než je jeho plat.

• Atd...

Závěrem

Tím, že problematická místa se podaří zredukovat č odstranit, se dokáže výrazným způsobem zvýšit efektivita a tím snížit jednotkové náklady. A protože se firma neustále vyvíjí a mění, je třeba se neustále vracet, procházet vše a ptát se lze zlepšit, dělat jinak, lépe efektivněji. Neustálý tlak na náklady udrží firmu „štíhlou“ a tím v kondici.