Jak vědět, co firmě opravdu vydělává?

Pokud firma dosáhne určité velikosti, dospěje do fáze, že se rozdělí na několik částí, které zajišťují či zastřešují různé činnosti výroby, obchodu, nákupu, administrativy apod. Každá tato část může být pojmenována různě - středisko, útvar, divize, oddělení apod.

Tyto střediska mívají i vlastní rozpočet, své náklady a výnosy. Pokud máme dobrý účetní systém a nastaveny procesy tak, že jsem schopni oddělit náklad střediska A od střediska B, a obdobně výnosy, půl práce je hotovo.

Tip - Když ještě reálná střediska nemáte

Vůbec nevadí, pokud ještě reálné střediska ve firmě nemáte. V následující logice můžete rozúčtovávat společné/režijní náklady typu náklady na energie, pronájem, internet apod. mezi vaše jednotlivé produktové řady či různé činnosti firmy. Střediska mohou, zatím, existovat jen v účetnictví.

Střediska s výnosy i bez nich

Potíž je se středisky, které negenerují výnosy. Například středisko účtárna typicky pracuje i pro ostatní střediska. Ta by se tedy měla na pokrytí nákladů účtárny podílet.

Náklady, které přímo nesouvisí se středisky, které generují výnosy, peníze, se musí více či méně spravedlivě rozdělit, přiřadit, alokovat na střediska, které výnosy, peníze generují. Zde nastávají v praxi 2 hlavní problémy:

• podle jakého klíče tyto náklady na jednotlivá „výnosová“ střediska rozpočítat, aby to bylo “spravedlivé”,

• jak to udělat, když někdy ani příslušnou výši nákladů nevím, a přitom v plánování musím dát „výnosovým“ střediskům takový rozpočet, který mi pokryje i část společných nákladů.

Ve firmách v praxi občas vznikají různé politické třenice a zakrývání reality tím, že na ty „ziskovější“ střediska se alokuje více režijních nákladů než na ty méně zisková, a tak se vědomě či podvědomě „ospravedlňují“ existenci některých jiných střediska, která by při jiném, spravedlivějším alokačním klíči byla v interně v minusu.

Jak rozpočítat společné, režijní náklady firmy?

Způsobů rozpočítání a tedy nastavení alokačních klíčů může být celá řada a odvíjí se jak od druhu nákladů, tak charakteru a činností uvnitř firmy. Níže je pár příkladů.

• Nájemné a služby spojené s provozem budov (energie, úklid apod) se většinou typicky rozděluje podle m2, které dané střediska využívají.

• Náklady na provoz účetního oddělení (náklady související s tímto oddělením jsou zpravidla mzdy účetních, odpisy účetního software, poměrná část nájemného na účetní oddělení a provozní náklady přímo související s tímto oddělením (energie, kancelářské potřeby, provoz tiskáren apod.) se rozdělují např. podle počtu zaměstnanců anebo i např. počtu zpracovaných dokladů toho kterého oddělení.

• Náklady na vedení firmy (např. generální ředitel) může být např. odvozeno od počtu zaměstnanců těch kterých středisek, ale třeba i na jednotkách produkce, výše výnosů (obratu) apod.

• Někdy se rozdělují náklady i subjektivně, např. se určí, že 80% kapacity administrativy spotřebuje výrobní oddělení A a tak náklady administrativy jdou z větší části za tímto výrobním oddělením.

Neexistuje jednotný návod, vždy je ale dobré mít pevná kritéria, která se časem moc nemění, jinak dochází k chybným vyhodnocování efektivity jednotlivých středisek.

Závěrem

Jak je vidět z příkladu výše, rozdíl v ziskovosti jednotlivých středisek resp. činností firmy může být poměrně značný. To co se zdálo na první pohled jako ucházející výsledek se po započítání režijních nákladů ukázalo jako významná ztráta.

V tomto článku jsme se věnovali rozpočítávání nákladů jednotlivých středisek. V dalším článku se věnujeme nákladům jednotlivých zakázek, projektů. Nákladům v dalších oborech obchodě, výrobě atd. se budeme věnovat později.